Google Workspace Studio 实战教程：用自然语言构建你的第一个 AI Agent

每天在邮箱、Drive、表格之间切换处理各种例行事务，很多人都觉得是种“时间黑洞”。Google 在 2025 年底推出了 Google Workspace Studio，这款工具的目标就是：让 AI 直接替你动手做事。

如果你是使用 Gmail、Docs、Drive 等 Google 办公套件的用户，这篇教程会带你动手搭建属于你自己的 AI Agent，自动执行那些重复却必要的任务，比如——存附件、汇总表格、或组织报告邮件。

什么是 Google Workspace Studio？

Google Workspace Studio 是一个面向企业、教育和工作空间用户的 无代码 AI 工具，它让你可以直接用自然语言描述任务，由 Gemini 模型自动生成可执行的 agent 工作流，运行在 Gmail、Sheets、Drive 等核心产品中。

过去要实现类似功能，开发者需要编写 Apps Script、调用 API、或集成第三方自动化平台。现在，普通用户也能在几分钟内实现自动化。
它的底层逻辑设计兼顾企业数据安全，agent 所执行的动作完全基于你组织内部的授权资源，因此不会越权访问。

我自己在做 Workspace 自动化多年，Apps Script 的灵活性虽好，但维护起来常让人头疼。Studio 正好填补了中间地带：无需写代码，却能搭出结构化、可靠的 AI 流程。

核心特性与能力

1. 自然语言生成工作流

你只需输入一句普通话或英文，例如：

“当有邮件主题包含‘数据提交’，并附有文件时，将附件保存到 Drive 里的‘Incoming Data Files’文件夹，同时在 Sheet 里记录发件人、主题、时间和文件名。”

Gemini 会自动为你生成完整的流程图和步骤。
一句话，省下几十行脚本代码。

2. 模板启动，一键修改

系统内置了常见任务的模板，比如「日报邮件汇总」「项目文件归档」等。选一个模板再微调，就是一个能直接上线的自动化。

3. 深度 Workspace 集成

这些 Agent 不是“外来的”，它们直接嵌入 Workspace 环境，可访问 Gmail、Chat、Drive、Sheets 等内部资源，并执行诸如打标签、创建文件夹、通知团队这类操作。

4. 连接第三方应用

Studio 内置连接器（Connector）能让 Agent 操作外部系统。例如：

用户发邮件报 Bug，Agent 自动创建相应的 Jira Ticket；
客户填写表单后，信息自动写入 Salesforce CRM。

这等于把跨系统自动化用自然语言打通了。

如何开始使用

确认 Workspace 版本：Business、Enterprise 或 Education 套餐多数已支持（请管理员确认）。
登录入口：访问 studio.workspace.google.com。
启用 Gemini 功能：AI 步骤依赖 Gemini 模型，需在管理控制台开启。

💡注意：教育帐号中 18 岁以下用户无法使用 AI 相关功能。

实战项目：自动化收集数据邮件

这一节我们搭建一个真正有用的小 Agent——自动识别含“data submission”字样的邮件，把附件保存进 Drive，并把元数据（发件人、主题、时间、文件名）记录到一个 Sheet 里。

为什么要做这个？

做数据分析的人往往会经常收到各种 CSV、报告文件。手动分类、保存、登记，这种机械操作既浪费时间又容易出错。
自动化工具能保证数据一致性，也方便追踪文件来源。

几个关键概念

Starter（触发器）：定义 Agent 何时启动，比如收到新邮件、或定时执行。
Steps（步骤）：Agent 依次执行的具体动作。
Variables（变量）：在步骤间传递信息的占位符，例如 {{email.sender}}。

动手步骤

步骤 1：创建新 Agent

打开 Studio → 点击「Create new」。
选择“描述任务”（Describe a task）模式。
在输入框中键入刚才的自然语言描述，Gemini 会自动构建一个初版流程。

这一步的好处是能快速起步，之后我们还会手动微调细节。

步骤 2：调整触发器（Starter）

生成的第一个步骤通常是 “New Email”。
点击它进行编辑，设置条件：

邮件主题包含“data submission”；
邮件带附件（勾选相应选项）。
如有需要，可再加筛选条件，如仅处理特定发件人。

这样可防止 Agent 无谓触发，提高可靠性。

步骤 3：完善执行步骤

系统会自动生成几个行动步骤：

保存附件到 Drive
- 点击 “Save attachments” 步骤。
- 指定目标文件夹：Incoming Data Files。
- 映射变量为 Email Attachments。
记录信息到 Sheet
- 创建或选择现有的 Sheet，命名为 Data Submission Log。
- 添加列：Sender、Subject、Date、File Names。
- 将对应变量映射到表格列。

通过这种映射机制，不论哪封邮件触发，系统都能自动填入实际数据。

步骤 4：可选增强——利用 Gemini 生成摘要

在保存完附件之后，可以插入一个 AI 总结（Summarize） 步骤：

点击「+ Add Step」。
在「AI Skills」中选择「Summarize」。
让它读取前一步的文件内容，生成一句分析总结。
最后，将该总结附加在 Sheet 的同一行中。

这样每封数据邮件都能自动产出一行“摘要”，非常适合监控报表提交。

步骤 5：测试、激活与监控

点击「Test run」运行测试。
发一封题为“data submission test”的邮件并附上样例文件。
检查：文件是否出现在 Drive，对应信息是否进入表格行。

测试实际执行操作（会真的写文件），建议用测试文件夹和表格验证。
确认无误后点击「Turn On」正式启用。

Studio 还提供面板查看 Agent 的运行日志和错误原因，方便调试。

使用技巧与常见问题

从简单任务开始：别一上来就写多步骤流程，测试阶段先保证每一步可控。
善用变量：动态变量是核心，让 Agent 具备通用性。
加点 AI 智能：用 Gemini 做摘要或解析能让自动化更“聪明”。
问题排查：
- 功能缺失 → 检查管理员是否关闭了 Gemini；
- 出现错误 → 直接在编辑器日志查看；
- 教育帐户受限 → 年龄政策所致。

经验提示：若 Agent 逻辑太复杂，先收紧目标再试，别急着补功能。

小结

Google Workspace Studio 让「AI帮你动手」成了现实。
不再只是 Chatbot 对话，而是真正执行任务的自动化助手。
通过几个简单的步骤，我们就能构建一个能与 Gmail、Drive、Sheets 等无缝协作的 Agent，在不写代码的前提下实现工作流程自动化。

如果想继续深入，可以试试：

这两门教程能帮助你进一步探索 Google 的 Agent 生态。

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